Conservare i documenti digitali a norma di legge?
Il “Responsabile” secondo le n
uove Linee Guida AgID

 

NORMATIVAMENTE PARLANDO…

Il Responsabile della Conservazione o RdC è un ruolo istituito dall’AgID, la cui nomina è diventata obbligatoria a partire dal 1° gennaio 2022. Il Responsabile ha in capo la funzione di garantire la validità legale, la conformità dei documenti digitali e dei loro sistemi di conservazione governandone la gestione di tale processo in autonomia. La figura richiede competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche e proprio per la numerosità dei compiti, attinenti a differenti materie, che il Responsabile deve adempiere, è concesso alle imprese di delegare esternamente il ruolo. Per quanto riguarda la PA, questa concessione non è prevista, la carica deve essere ricoperta necessariamente da un funzionario interno.

Con la formazione del documento informatico, immutabile, vengono generati i relativi metadati, come previsto ed esplicitato nelle Linee Guida, allegato 5 «Metadati»; la normativa in vigore ne prevede 18, non più 5, e ulteriori 61 informazioni di cui 27 obbligatorie e 10 a obbligatorietà condizionata.
 
 
 

La materia si fa sempre più complessa, richiede conoscenze specifiche e un costante allineamento con la normativa

IL NOSTRO APPROCCIO

Il nostro Gruppo di lavoro è composto da professionisti qualificati – commercialisti, esperti digitali e una duplice archivista – per guidare le aziende nel processo di conservazione documentale digitale nel pieno rispetto delle norme, fornendo aggiornamenti sulle novità di legge e assumendosi la piena responsabilità della figura del Responsabile della Conservazione.

La consulenza Menocarta si sviluppa in diversi step, partendo dall’analisi AS IS viene delineato un percorso tailor made sulle necessità dell’azienda (tipo di documento da conservare, quantità e classe di metadatazione), si procede con la stesura del Manuale della Conservazione, la definizione e firma delle relative deleghe e si prosegue con il mantenimento e l’aggiornamento nel medio-lungo termine.

Il Manuale della Conservazione deve essere adottato con provvedimento formale, secondo lart. 9 del D.Lgs. 33 del 2013, in particolare vengono descritte le strutture organizzative coinvolte nel sistema di conservazione digitale dei documenti, gli oggetti sottoposti a conservazione indicando i formati e i metadati associati, il processo di versamento e conservazione dei pacchetti informativi.

…E I VANTAGGI DEL DIGITALE

La conservazione digitale, consente di risparmiare carta e spazio ma consente anche alle imprese una maggiore competitività, velocizzando i processi di ricerca e gestendo efficacemente le informazioni. Gli archivi digitali vantano come plus una maggiore sicurezza della conservazione e trasmissione dei dati, questi possono essere resi consultabili dagli utenti con diversi livelli di accessibilità. Gli uffici paperless sono ormai sdoganati, una tecnologia che fa bene all’ambiente e alle imprese ma senza una conservazione dei documenti a norma, questi nel tempo perdono di validità diventando “carta straccia”. 

Menocarta ti permette di godere dei vantaggi della conservazione digitale in termini di efficacia ed efficienza, sgravando l’azienda dagli oneri e dal peso della responsabilità, e garantendo un costante aggiornamento in linea con la compliance normativa.

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