COMPLIANCE
NOTE SPESE PAPERLESS
Semplicità, Trasparenza e Tracciabilità!
Sappiamo tutti quanto sia stressante e frustrante cercare di organizzare e tracciare le nostre note spese quando siamo in viaggio. Fortunatamente, la digitalizzazione è qui per semplificarci la vita e renderci tutto più facile! 🌟
LA NORMATIVA
La dematerializzazione delle note spese è un aspetto in continua evoluzione, soprattutto quando si parla di gestione delle spese di viaggio.
Secondo il decreto ministeriale del 17 giugno 2014, le note spese digitali sono documenti validi ai fini tributari e devono garantire l’integrità, l’autenticità. e la leggibilità dal momento della creazione fino alla conservazione. Questo significa che una volta create, le note spese non possono essere modificate e tutte le attività all’interno del documento vengono tracciate.
Grazie a un sistema di gestione documentale digitale, i nostri documenti vengono registrati e aggiornati automaticamente, e non c’è più il rischio di perdere il file o cancellarlo accidentalmente. Inoltre, possiamo cercare e recuperare le informazioni di cui abbiamo bisogno in pochissimo tempo, indicizzando il contenuto dei documenti con parole chiave o frasi specifiche.
La nuova normativa prevede anche la possibilità di dematerializzare le fatture, le ricevute di pagamento, le ricevute dei taxi e i titoli di viaggio emessi da soggetti esteri comunitari (UE), eliminando così le versioni cartacee. Tuttavia, le ricevute di pagamento emesse da soggetti esteri non comunitari (extra UE) devono essere conservate in formato cartaceo per motivi fiscali.
Ma cosa significa tutto questo per noi? Beh, possiamo finalmente dire addio ai vecchi scontrini sbiaditi o dimenticati sulla scrivania dell’hotel!
Stefano Nalesso Ercolin, CEO di Menocarta, ha dichiarato: “Quando ho provato personalmente questa nuova tecnologia e il suo modo di funzionare, è stato davvero un cambiamento epocale per me“.
Oltre ad aiutare le aziende nella gestione delle spese e delle tasse, questa digitalizzazione puo’ essere utile anche per la gestione delle nostre finanze personali. Grazie alle soluzioni digitali, possiamo semplificare le attività amministrative e dire addio allo stress legato alla perdita o agli errori di archiviazione dei vecchi scontrini cartacei.
L’efficienza immediata: risparmiamo tempo prezioso nella sistemazione dei documenti e nella conciliazione delle registrazioni contabili, eliminando il rischio di errori di trascrizione o danni ai giustificativi nel tempo.
LA COLLABORAZIONE
Ma non è finita qui! Un’applicazione mobile dedicata alla gestione delle note spese ci offre un accesso facile e sicuro tramite un single sign (SSO) e ci permette di agire con diversi ruoli predefiniti. Possiamo essere i “trasfertisti“, creando i fascicoli virtuali dei nostri viaggi e allegando la documentazione fiscale. Oppure possiamo delegare il compito “all’assistente” o “all’ufficio liquidazioni” per semplificarci ancora di più la vita.
Grazie alla collaborazione con il gruppo Zucchetti e all’utilizzo della tecnologia Veryfi, possiamo davvero goderci un’applicazione straordinaria che ci lascerà a bocca aperta. Se volete provare l’ultima frontiera delle note spese completamente digitali, non dovete fare altro che cliccare qui!
Si parla di una vera rivoluzione! 🚀
cc: Interpello n°226/2023 Agenzia delle Entrate
